第一节 办公自动化系统的概念与构成
    一、办公自动化系统的概念
    办公自动化系统是指面向特定单位、支持其综合办公业务的集成化信息系统。它将该单位的人员、业务流程、信息、组织机构与办公自动化技术与设备集成为一个有机的系统。该系统的性能很大程度上依赖系统总体集成的优劣而不主要依赖技术设备的先进与否。换言之，系统的集成应体现管理和技术的良好整合。办公自动化系统的开发、建设和维护基于办公系统分析的基础，即针对办公系统要素的分析。
    二、办公系统要素
    (一) 办公系统要素
    包括对人员、业务、办公机构、办公制度、办公技术设备、办公环境等重要因素的分析。过去的系统分析强调使自动化系统以人的行为和组织结构为中心。但近年来，信息化的演进却揭示了这样的规律，凡是以人和组织的固有习惯和传统模式为特征的自动化系统都因缺乏生命力而不能持久，而能够主动适应信息化发展的作法使得一个组织走在社会发展的前列。人们认识到传统的系统因素正在围绕信息技术的驱动而变化，不仅人的思想、观念、行为习惯需遵循信息化的变化，组织机构构等硬结构也正随其快速演变。因此系统分析的原则是，办公系统应是知识为中心的信息共享体系，一切系统要素全应以此为原则而展开。
    （二）办公系统模式
    1．信息流模式：在系统分析中需明确信息处理环节、信息量、信息利用率、信息流向、信息使用要求、信息重要程度、信息共享需求和信息安全需求等，并对此作出规范化的描述。描述的准则是要保持系统整体上的一致性、透明性和相容性。
    2．工作流模式：对办公活动、办公过程、工作规程的分解，使之达到可以由自动化系统模拟的最简单元流程。过程模式的描述要求有：明确办公系统及子系统的目标、达到目标的效益标准、达到目标的具体任务与步骤、任务的参与者及相关方面、所需信息的范围、类型与质量要求、时间限制、可提供的技术手段等。
    三、办公自动化系统构成
办公自动化系统由三个功能层次构成，从低到高，对应于组织机构的三个层级：
    （一）事务层办公自动化
支持办公部门的分散的事务处理的办公自动化。
    （二）管理层办公自动化（MIS：Management Information System）
    管理层办公自动化除具有办公事务处理的功能外，还具有办公业务处理和管理的功能。从信息处理的角度来看，MIS是满足基于整个业务系统的信息处理一体化的需求，合理地改善信息处理的组织方式和技术手段，从而达到提高信息处理效率和管理水平的目的。将办公系统的业务活动和管理活动构成一个整体的自动化功能模块。
    （三）决策支持层的办公自动化(DSS：Decision Support System)
决策支持层的办公自动化功能，除具有办公事务处理功能和管理功能外还具有决策支持功能。具体而言，DSS是一种基于计算机的交互式系统，用来帮助决策者在决策过程中利用数据和模型求解问题作出判断。所以，DSS是能支持专门的数据分析和决策模型建立过程的、以未来计划为目标的、不定型的可扩充的系统。它由三个互相联系的部分构成：语言子系统，在用户和DSS之间的通讯机构和交互界面；知识子系统，由数据和过程组成的领域知识库；问题处理子系统，连接上述两个部分的控制和推理机制。
    四、支持群体办公的自动化技术概述
    (一) 网络计算模式的群体办公系统将成为主流模式
    办公自动化系统是从WWW上获取各类信息，如文本、语音、图形图像、影视、电子表格等，在Internet上进行多层次的工作，包括基础层：对数据信息的浏览、查询、检索；中间管理层：对系统的集成、综合、归纳、组织、模拟等；高层决策：对业务目标和组织活动的创意、创作、构思、设计与决策。Intranet技术能很好地解决目前信息化环境下组织所面临的难题：信息化的成本、信息的标准化与开放技术、系统的可扩展性。因此，Internet/Intranet成为自动化系统的支撑基础设施。
    (二) 支持群体办公的自动化技术产品是应用的基础设施
    办公自动化系统的主要功能由支持动态、交互式和群体协同工作流的应用软件系统和支持群件开发和维护的群件系统平台组成。
    第二节 办公自动化系统支持技术
    一、计算机通信网络
    （一）计算机网络的概念与类型
    计算机网络是将分散的计算机、终端、外围设备和数据站等通过通信线路互相连接在一起，按照网络协议进行数据通信，实现通信和资源共享的系统。连接介质和传输线路一样，起到信息的输送和设备的连接作用，连接介质的种类很多，可以是电缆、光缆、双绞线等“有线”的介质，也可以是卫星微波等“无线”介质。
计算机网络必须实现计算机间的通信和计算机资源的共享，因此它的结构，按照其功能可以划分成通信子网和资源子网两部分。根据硬件的不同，将它分成主机和通信子网两部分也是正确的。
由于连接介质的不同，通信协议的不同，计算机网络的种类名目繁多。但一般来讲，计算机网络可以按照它覆盖的地理范围，划分成局域网（LAN）和广域网（WAN）。局域网一般指分布于几公里范围内的网络，常见的局域网有校园网、大楼网等；广域网则在分布范围很大的区域内提供数据通信服务。被称为国内网的如中国公用分组交换网（CHINAPAC)、中国公用数字数据网（CHINADDA),以及建设中的国家教育和科研网(CERnet)等都属于广域网，建设好的CHINANET也将是一个广域网。
    从一个组织机构的信息系统角度来看，将网络分为网际网和内部网也大致正确，这就是目前被高度重视的Internet/Intranet模式。
    二、Internet的概念与服务
    (一) Internet概念
    是用TCP/IP通信协议通信的数百万台计算机和数万个计算机网络的网络联合体。所有网络管理者都同意遵守有关网络通信与信息分享的一套通用规则，单个的终端用户是这些分散网络的成员。并依靠他们所加入的特定网络的拥有者访问Internet 的信息。目前Internet联合体(ISOC)有遍布200多个国家的数千万用户在进行通信。Internet 由ISOC管理，它实际上是一个有关参与者的国际联营自愿者组织，他们被称为Internet的“看护人”，采取分散化的用户自我管理的方式“看护”着庞大而充满活力的全球信息通信网络。其中体系结构委员会解决有关Internet的标准、网络资讯、网络地址等方面的问题；另一个委员会工程任务组织处理Internet操作中的日常问题。所以，Internet 与其说是一个网络，不如说是网络成员操作者共同使用的确保国际通信设置标准的一套规则。Internet 主要向用户提供各个连接节点主机资源的使用，其使用方式有电子邮件、新闻公告、远程登录、文件传送、文件浏览等。
    1．Internet的主要特性
    Internet是一个国际的计算机通信网络，它联接各种各样的网络。
    TCP/IP协议就是Internet的代名词,因为TCP/IP是网络互联的基础，没有TCP/IP协议的支持，这个巨大的网络没法统一动作，凡是遵守TCP/IP标准的计算机网络按一定规则都可以连入Internet。
    Internet是一个具有透明性的网络，这是说，虽然在Internet上通信的计算机和公用通信网千差万别，各国的公用通信网也不尽相同，但人们不用了解其内部结构及其工作过程即可使用，这种特性就叫做“透明性”。
从经营管理的角度来讲，Internet 是一个用户的网络。Internet中各计算机网和计算机是由用户来管理的，公用的通信网则由经营者来管理，而 Internet没有统一管理的机构，Internet网上的功能、服务都是由用户分别开发、经营和管理的。它允许任何组织和个人成为网上信息发布人，而Internet为这种信息发布提供了免费或廉价的实现方式 。
    2．网络协议（protocol）：是为了使网络中的不同设备能进行数据通信而预先制定的一整套通信双方相互了解和共同遵守的格式和约定。拿电报来做比较，在拍电报时，必须首先规定好报文的传输格式，多少位的码长，什么样的码字表示启动，什么样的码字又表示结束，出了错误怎么办，发报人的名字和地址等，这种预先定好的格式及约定就是协议。
    3．TCP/IP协议
    TCP/IP的作用：每一种计算机网络，都有一套协议支持着。由于现在计算机网络类很多，所以现有的网络通信协议的种类也很多。TCP/IP则是为Internet互联的各种网络之间能互相通信而专门设计的通信协议。TCP/IP使接入Internet的异种网络和不同设备之间能够进行正常的数据通信。只要各种网络遵守TCP/IP协议一般就能相互之间通信；还有一点，Internet采用了一种统一的、有效的地址模式，这使得在Internet中的每一个网络都有一个唯一、确定的地址来识别，不会产生混乱。
    TCP/IP的分层结构：TCP/IP具有一个分层的模型。协议的分层有利于软件的编写，因为分层以后将各层的任务和目的明确了，TCP/IP协议分为４层，最上层是应用层，就是用户打交道的部分，用户在应用层上进行操作如做电子邮件，文件传输等。传输层，即TCP层，它的功能主要包括：对应用层传递过来的用户信息进行分段处理，然后在各段信息中加入一些附加的说明，如说明各段的顺序等，保证对方收到可靠的信息。接着是网间网层，即IP层，它将传输层形成的一段一段的信息打成IP数据包，在报头中填入地址信息，然后选择好发送的路径。最底层是网络接口层，网络接口层负责与网络中的连接介质打交道。整个过程就像是写一封信，应用层写好信件，传输层将信件装入信封，网间网层写好信封上的收信人姓名和地址，网络接口层负责将它投寄出去。
网络的互联：各种网络之所以能互联起来，TCP/IP协议发挥了核心的作用。从TCP/IP的分层结构来看，可以很容易地理解网络互联的实质。互联就是不同协议的转换。这种协议的转换必须在相同的对应层之间实现。
    Internet的信息服务方式
    主要采用一种客户机/服务器的工作模式，客户机／服务器其实是计算机的一种应用模式。这种模式和顾客与商家的对应关系很相似。在计算机网络中，服务器起到核心的作用，根据服务器在网络中所起的作用，可以把服务器分成文件服务器、打印服务器、通信服务器等几种。顾名思义，文件服务器就是将它的硬盘资源提供给网上用户进行文件的操作、应用软件的运行等，打印服务器接受用户的打印要求，通信服务器则专职负责网络间的通信任务。客户机就是共享网络资源的计算机。在Internet中，大部分的服务都是采用客户机及服务器的模式提供的。当用户从一台服务器上得到某方面信息时，应该明确，所得到的信息不一定是直接从这台服务器的数据库中取出来的，很有可能是它从别的服务器那儿取来再送到用户手中的。所以客户机与服务器的概念是相对的。
    (二) Internet服务提供
    1.WWW（万维网）：是world wide web 的缩写，简称web。它是基于Internet的、由软件和协议组成的全球分布式信息网络，换言之，即全球资讯网。它采用客户机/服务器的工作方式，用超文本技术链接分散于internet上的WWW站点中的多媒体信息。常规文本是由每一页的静态信息构成的，而所谓超文本是指不同文本间的内部动态链接。它使得用户可在网上对其所追踪的主题从一个地方的文本到转另一个地方的另一个文本，从而访问遍及世界的该主题信息，即通过交互式图形界面，在网上漫游。WWW软件主要由服务器和客户端构成。服务器端提供服务器软件、服务端入口软件，服务器将信息组织成分布式的超文本，根据客户端发来的请求，提供所需的文本、主页的超文本链接，以引导用户找到所需信息资源。客户端包括浏览器软件、客户端入口软件（proxy）等。主页（home page）是每个WWW站点的“门面”，是在Internet上建立的该站点的图形界面来体现的，企业等部门用其作为提供服务的象征和信息服务出口，而用户将其作为了解的对象和获取信息的入口。
    2．浏览器：浏览器是建立与服务器连接，读取超文本文档，并将其显示在用户的计算机上的软件系统。浏览器为用户提供基于超文本协议（http）的用户界面。其主要作用是使用一个起始通用资源定位符（URL）获得一个web文件，并将文件显示出来，当用户选择另一个超文本链接时，这个过程重新开始。最著名的浏览器有Netscape公司的Navigator和微软公司的Internet Explorer等。
    3.搜索工具（引擎）：是在网上搜索网址和信息的软件工具。著名的搜索引擎如YAHOO、LYCOS、infoseek等。搜索方式很灵活，可按主页中的分类项目逐级查找，也可按关键字加逻辑关系查找、还可按热点信息标题以及随大流式的方式查找（按列出的被访问次数最多的站点），对商家来说则把网络查找视为人的查找，在网上站点中，哪儿人多，哪儿就有顾客，就有广告商，就有生意。
    4．网络服务提供商（ISP）：顾名思义，是为用户提供通向网上信息服务的部门。用户在选择ISP时应斟酌、比较以下服务性能与费用情况：
    收费标准：不同ISP的收费标准和方式对应于不同的服务要求存在显著差别，应仔细考虑自己的需求及ISP的收费，找出最理想的一种。
    中继线数目：与该ISP平均上网人数之比意味当拨号上网时是否会经常占线。
    出口速率：ISP与Internet连接时的数据传输带宽，也需要与用户数目作比较来考察其拥挤程度最后决定其实际数据传输速率。
    Modem的标称速率：ISP接受用户拨号的实际速率，当低于用户Modem的速率时，则用户的Modem不能充分发挥它的速度，自然传输速度会减慢。
    实际数据传输速率：由上述中继线数目、出口速率、Modem标称速率及上网用户数目等因素决定。
    4．网上下载：在Internet网上广泛提供的软件和信息服务，一般是免费的，即允许用户将网上的最新软件和数据信息拷贝到用户计算机中的服务功能。围绕网络下载服务又产生有一系列服务功能：
    公布最新下载软件的站点：专门搜索最新下载软件并分类整理附加信息（软件大小、运行环境、功能简介、出品公司主页等）；
    断点续传软件：能使在下载过程中由于外界或人为因素被打断了的软件可在断点处恢复下载。断点续传软件的查询软件可帮助用户查询支持断点续传的主机及相关信息。
    三、内部网（Intranet）
    （一）内部网的作用及发展
    内部网是一种局域网，是在局部地区内传送信息并实现资源共享的计算机网络，它的地理范围局限在数公里之内，如一座办公大楼、一个工厂、一个学校等，用户设备在此范围内移动。局域网的传输速率一般比较高。此外，在应用优质的传输介质时，局域网的传输差错率也很低。局域网可以支持点到点或多点通信，允许低速和高速的外部设备和不同型号的计算机入网，可使一个单位的办公系统集成化以达到资源的充分共享，因而在办公自动化中具有重要的作用。
    局域网经历了三个发展阶段：最早是主机/终端模式；其后是客户机/服务器模式；现在，兴起的是Intranet（组织内部的信息交换网络）模式。
    （二）Intranet概念
    Intranet不是一种产品，而是一种基于新概念的技术方案。它体现了信息产品的发展特征，由于产品越来越个性化，市场提供的不是单纯的产品而是产品的方案。它利用Internet的技术，以TCP/IP协议为基础，以Web为核心应用，构成统一和便利的信息交换平台。用户通过万维网工具可浏览内部的和因特网上的信息资源，可将电子邮件、电子新闻、电子表格和数据库系统集成到浏览器界面中，还能很好地与传统的客户机/服务器系统相互融合，平滑过渡到Internet。简言之，它是利用Internet的技术和设备，为某一特定单位提供综合服务的计算机网络。
    （三）Intranet特点
    Intrant既具备传统型单位内部网的安全性，又具有Internet的开放性和灵活性，在提供传统网络服务应用的同时，还能提供信息发布形式。Intranet使工作人员能看到各种类型的电子信息，从而实现真正的无纸办公。由于Intranet开发、建设、维护和培训都较传统的管理信息系统要简单方便，它能以很低的成本使一个单位的计算机、程序和数据库连结在一起，使分散的管理结构变成一个相对独立和集成的整体。
    （四）Intranet功能
    文件传送：由于它是基于FTP(File Transfer Protocol)协议的，因而可传送任何类型的文件。
    信息发布：单位内部的各种文件可以存储在Web服务器上供内部或经授权的外部用户查询、浏览。
    电子邮件：通过充当电子邮箱的邮件服务器提供的存储转发功能，为网上建有帐户的用户收发电子邮件。
    网络新闻服务：提供广告栏、群组谈论和新闻讨论组等服务，使组织内部或有关的外部用户就关心问题交换意见、研究问题，促进知识共享和知识管理的发展。
    数据处理与查询：实现Web服务器与数据库系统的连接，供用户通过浏览器查询。
    四、办公自动化系统群体平台
    （一）概念
    办公自动化群体平台也称OA群件产品，是适合于开发在网络上的无纸办公、协同工作的软件系统平台，能支持内部和外部的信息管理和协同工作，即崭新意义上的群体办公――信息可能是来自Internet的超文本，协同工作小组可能是分布于世界各地的公司机构的成员，且每一地方都有自己的服务器，但通过群体平台工作组的成员无论何时何地都能同步共享信息、协同工作。显然，这超出了传统面向单位内部的办公自动化系统的范畴。
    群体协同工作是OA群件的特征和目标，进一步而言就是达到群体办公的协调性、开放性和整体性。由于现在群体办公所面对的这些成员更具开放性、动态性的特点，例如他们可能来自不同的单位如合作单位、服务提供单位和用户等等，在他们之间的群体协同办公自动化具有很强的动态性，在很大程度上不同于以往的以内部静态管理为重点的管理信息系统。所以群件具有能够动态编制和共享工作流程表、包括各成员的工作日程和进度表的强大功能，使成员能共享联络和任务信息，在特定权限的管理下共享公共文件夹，可就关心的问题进行安全保密的实时讨论等动态、群体性活动。
    群件系统具有一些典型的办公套件，如公文管理，具有“收文、发文”、“签报”、“传阅”和“档案”和“统计”的管理功能。能适应政企等不同组织的机构的工作流程，可实时跟踪、催办文件的传递过程，可建立完整的档案管理体系；会议管理，具有在网络上进行会议的安排（可根据与会人员的日程作出最合理的会议安排）、发送会议通知，生成会议纪要等功能；公共信息，为单位或部门提供“公告栏”、“综合信息”、“讨论”、“人员外出”等功能，可通过Internet 网在内部和外部进行通信；个人信息，为工作人员提供“个人文档”、“名片夹”、“今日工作”、“应用选择”以及人事管理方面的功能。
    (二)特点
    基于Internet/Intranet的系统平台
    采用世界流行的服务器、客户机分立技术将群体平台技术与Internet / Intranet 融汇开放，群体系统平台服务器也就是用途更广泛、使用更方便的 Internet / Intranet 服务器。在面向用户的 Web 客户机方面群件为用户客户机提供了许多新的功能，它可以支持多种浏览器和Java。
    针对非结构化的分布式多媒体信息的管理和共享的系统平台
    是各类信息存取的安全可靠的基础设施，能够高效率地对来自Internet的信息进行检索和管理。客户机能提供信息访问的“窗口”－不论这些信息储存在应用程序中、关系数据库中，还是Web这样的交互系统中。
    强大的工作流软件系统开发平台
    工作流指群体间动态地跟踪或有时序地处理信息流动的工作活动。如群组计划、日历和数据库、电子报表路由等。所谓路由是指数据间的动态链接，例如，可能需要根据数据库或数据表格中某个数据域的值或过程的状态通知某人或更新另一个数据库或电子报表，这样，群件平台不仅能够支持用户间的这种文档传送而且能够链接相关数据库的值使之能够完成这种复杂的信息关联与流动。显然，这种工作流软件不是现成的产品，而是体现了千变万化的工作方式和特征的业务和管理活动。在很大程度上需要用户的二次开发，特别是业务和管理人员这样的最终用户参与的开发才能真正适用，所以群件系统平台也必须是具有功能强大的同时又简单易用的工作流开发平台工具。
    各类用户都能够应用快速开发平台来开发、管理和控制办公自动化系统。其中业务和管理人员能够应用平台建立适合于自己需要的应用软件系统，而专业开发人员也能够应用平台创建更复杂的办公系统软件。
    提供可靠的安全保障的系统平台
    由于群体办公系统在应用上的时空特性，安全保障问题十分突出。目前在世界上广泛应用的群件系统，如Lotus Notes提供如下四个级别的安全技术保障：
    鉴别：是指对访问系统资源的用户的身份进行的核查，只有通过核查的用户才能进入系统。
    访问控制：除了对用户身份的鉴别外，系统还对访问权限进行控制。系统详细规定谁有权访问什么资源以及访问方式的级别，例如，对数据的读、写、删除、拷贝等方面的权限的严格控制。这些控制深入到服务器、数据库、文档及文档中的数据域。针对不同身份的用户，其权限有具体的规定。
    文档与数据域的加密：对数据域的加密适用于多人共享文档中的某些特别敏感的部分的数据，因此，通过对其加密使得只有经准许的用户才能读取这些信息。显然，这种保密的专指性要强于访问控制。
    数字签名：使得用户可以验证所受到的信息是否是指定的发送者送出的。