第一节 文字处理技术
    一、中文平台
    （一）中文平台与西文操作系统
    中文平台是基于Intel 80X86（包括奔腾）体系结构的、分别以英文DOS、Windows和UNIX为基础的，以外挂式方式实现的中文处理基准台面和支撑环境。
    （二） 中文平台的构成与功能
    它包括以下部分：
    1．外挂接口，即在原西文操作系统外部所做的一个独立的中文处理模块，通过某种方式挂接在西文操作系统上，使原西文操作系统增加了中文处理功能。这个中文处理模块可被撤除，且撤除后西文操作系统完全恢复原有功能；
    中文处理驱动程序，包括中文显示驱动程序、中文输入法驱动程序（键盘输入、语音输入、扫描输入等方式）打印驱动程序和字型驱动程序等；
    中文处理辅助功能，可包括中文时间日期格式处理、中西文字符和标点符号个数的统计、中文字符多种方式的排序、中文字词校对等常用功能或实用工具，这些辅助工具是可选的；
    系统信息，有关系统所处的中文或西文状态、正在使用的或可用的输入法及打印驱动程序、已装入的字型等反映系统状态和资源情况的信息，这些信息常常是应用程序运行时 需要设置和查询的

    二、汉字信息处理技术
    在中文平台的支持下，计算机系统能够处理汉字信息，即汉字的信息化代码。汉字的信息化是通过汉字属性的信息化实现的。信息化后的汉字属性特征构成汉字的代码体系，中文平台就是通过对汉字代码体系的转换最终实现汉字的处理。
    （一）汉字属性
    汉字信息处理技术是汉字文字处理技术的基础，它体现在对汉字属性的处理过程中。汉字的属性包括汉字的字量、字频、字形、字音、字义等，对这些属性的信息化处理贯穿在汉字信息处理流程的各个阶段以及相关的技术考虑中。
    1．汉字的字量
    在中文电脑中，选用或配备多少个汉字由所用的汉字编码字符集标准来决定。国家标准GB2312-80基本集共收录汉字6763个，其中常用字（一集字库）3755个，次常用字（二集字库）3008个。此外，国家标准的两个辅助集收录了稀用字和罕用字共16000余个。
    2．汉字的字频
    上述汉字编码字符集中汉字的选用是建立在汉字使用频率的统计基础上。例如国标一集字库3755个汉字在通用文献中的使用频率是99.9%，加上二集字库一共6763个汉字的使用频率覆盖了通用文献应用的99.99％。两个辅助集中的汉字的使用频率在万分之一以下。不过汉字的使用频率受时空的限制，在不同的时代背景下具有显著差异，在不同的专业领域中差异也很大。
    3．汉字的字形
    在汉字信息处理中，汉字的字形通过被分解为部件、笔画、位点等层次最终被数字化了。汉字字形的分解方式是汉字的输入与输出技术、以及汉字字模生成的基础。
    4．汉字的字音
    汉字的字音是汉字输入、排序的基础。此外，是汉语语音的自动识别与合成技术中处理的对象。汉语是一种单音节语言，在汉字中同音现象十分突出。最多一音达120－130个字。在传统的社会生活中，由于语言环境和上下文的客观因素，同音现象产生的矛盾并不突出，但是在计算机技术的应用与发展中，对同音字的处理是技术难度很大的问题，但目前智能化的同音字、词处理已经取得了突破性的进展，成为实用化的技术。
    5．汉字字义
    语言的表现形式是“音”，其潜在内容是“义”，文字的表现形式是“形”，其潜在内容是“音”和“义”。每一个汉字都是多义的，对于语义歧义的处理是中文语音自动处理、机器翻译、自然语言理解等方面计算机人工智能技术发展的关键。
    （二）汉字代码体系
    1．汉字代码体系：由汉字输入码、汉字机内码、汉字字形码和汉字国标交换码等构成。
    2．汉字代码的概念：其中汉字输入码是用于在计算机键盘上输入汉字的编码方法所产生的代码；汉字机内码是计算机内部处理汉字时使用的代码，类似于给每个汉字的一个序号；汉字字形码是汉字字形的数字化表示法所产生的代码；汉字国标交换码是我国制定的汉字信息交换标准中为每个汉字所规定的代码。
    （三）汉字信息处理流程
    1．汉字代码体系的作用：计算机处理汉字的过程实际上就是一个对汉字代码进行转换的过程，即汉字信息处理流程。
    2．汉字代码的转换：其转换的具体过程是，人在键盘上敲入汉字的输入码，由计算机将其转换为汉字机内码供计算机处理，在处理的过程中和结束后，将机内码转换为字形码以便在显示器上显示或者在打印机上打印；在不同的汉字信息系统例如大陆与台湾或日本等使用的汉字系统之间的信息交换过程中使用汉字交换码作为通信转换的工具。
    三、汉字输入技术
    （一）汉字输入技术类型
    1．键盘输入技术：使用各种编码方法输入汉字的技术。
    2．自动输入技术：包括汉字的图形扫描自动识别和汉语语音的自动识别等方法输入汉字的技术。
    （二）汉字键盘输入编码方案的类型与评价
    1．类型：大体上可分为拼音码、拼形码、 音形码、流水码等，它们体现了以汉字的不同属性为主要取码特征的编码方法。
    2．汉字键盘输入编码方案的评价：用户对编码的评价和选择包括两个层面的考虑，技术指标和人文标准。技术指标主要是平均码长、重码率、输入速度、学习成本、易用性等；人文标准则反映了职业、文化、年龄、地域、习惯等多方面的因素。
    （三）汉字键盘输入编码方案的发展趋势
    1．规范化：形码的规范化，根据国家语言文字工作委员会与新闻出版暑联合发布会发布的汉字部件规范、汉语通用字笔顺规范在1998年5月1日付诸实行，最有影响的一批形码如五笔、郑码等依据规范进行调整。
    2．词语化：无论是拼音码还是拼形码，都出现了演变到以词语而不是单字为主要处理对象的趋势，这样的好处是加快了输入速度同时使得计算机的智能功能有了更多的发挥空间。
    3．智能化：音码的智能化，主要建立在拼音的连续序列输入方式上，人可以自如地输入不论单字还是词的拼音序列，由计算机根据智能理解自动分词、自动挑选同音字词自动记忆所用搭配。形码的智能化主要体现在字词的上下文自动关联的处理上。它们共同的目的是使人的干预趋于最少，而使计算机承担更多的选择性任务，从而加快输入速度，使人――机之间建立某种沟通，就如同人与人之间随着时间的过程而建立某种理解和默契一样的感觉。
    4．辅助功能多样化:提供动态的联想、近义、反义词汇及资料、素材等帮助录入甚至构思和写作的辅助、支持功能。
    四、文字处理软件的主要功能
    （一）基本编辑功能：完成多数需要的文字编辑工作。
    （二）验证工具：提供基本字典和用户字典、词库等工具实现诸如拼写、语法、文档格式等多种检查功能。
    （三） 函件合并：对文字与表格文档之间的数据读取、拼接等功能。
    （四）版面编排：包括多栏目设计、图表图形输入编辑、模板与样式的预览、缩放剪辑等功能
    （五）样式设计：自动样式和用户自己编辑样式的功能。
    （六）字体/打印机支持：丰富的字体的显示及打印能力。
    （七）输入/输出口：支持输入/出各种不同格式文本的能力，包括不同程序的文本文件和不同媒体文件。
    （八）联网能力：在网上多用户协同参与文档制作、修订、批注等操作的能力。
    （九）宏功能：能充分支持与字处理软件动态交换数据和处理过程的宏语言。
    （十）帮助文档：提供全面并易于理解的使用说明和联机帮助以及多途径的帮助指南工具。
    （十一）易学/易用性：菜单以及功能键易于掌握，提供诸如“向导”等工具帮助使用较复杂的功能。对熟练用户提供快捷键和丰富的可定制选项以适应用户特性和提高使用速度。
    （十二） 检索工具：可写出各章节内容要点、目次索引、修订工具、文件修订的历史记录等。
    （十三） 出错处理：能及时发现错误，并能快速退回原处重新编辑，还能恢复已删除或已完成的操作，提醒用户避免出错。
    五、中文校对软件
    （一）作用：自动校对中文、英文或中英文混排文件内的中文、英文和标点错误并可提出修改意见。
    （二）技术原理：以词库为基础，采用良好的词切分技术，避免句子内词切分的二义性，对切分后的词汇判断其是否存在、词汇间的语法搭配是否合理，在此判断后，系统给出错误提示。
    （三）纠错功能：对以下错误进行提示或纠错意见，形似错字、词；音似错字；同音错词；别字；叠字；词组丢字；词组搭配不当；检查语法；重句重段；重要领导姓名、称谓错误；年、月、日；全角、半角英文；检查数字；检查章节等。
    六、排版印刷系统
    （一）桌面型印刷系统
    也称之为轻印刷系统，是指在办公室中使用的小型电子印刷系统。一般具有文字与图形图像的输入、编辑处理和制版和印刷输出三个部分组成。其核心部分是一台或几台具有文字、图像处理功能的计算机系统，其输出精度即分辨率要求目前一般在每英寸700点左右或更高的制版和印刷用的激光印字机或小型胶印机等。在不同级别的办公室系统中，印刷系统的硬件配置、软件功能也可能是各不相同的，但从办公系统的要求来看其共性是：对文件的形成和编辑处理需具有较高的速度；要保证文件的大容量存储；有丰富的文件编辑功能；有较丰富的文字字体字号；具有一定的图形图像处理能力；具有中等以上的输出精度；在办公局域网中的通信能力，使得可共享轻印刷系统的软件与硬件资源，使得减少开销和提高效率；此外，还应具有廉价、噪音小、无污染、占地面积小、方便易用和稳定性高的特点。
    （二）精密型激光照排系统
    是计算机与激光照相相连接而组成的精密型汉字编辑排版系统。一般用于书籍、报刊等正式出版物的编辑、排版。
    第二节 数据处理技术
    一、数据库管理系统软件
    （一）数据与数据处理的概念
    数据，指编码后的信息，广义而言，对所有数字化了的信息，例如数值、文字、图形图象、声音、视频、动画等各种信息对象类型的计算机处理都可统称为数据处理。在办公室环境下，数据处理常专指各类事务信息管理、报表统计、帐目计算、信息查询检索和资料管理等方面的计算机处理的应用。其主要特点是计算机对大量结构性较强、业务程序较明确的信息（数字和文字）的处理。一般说来，数据处理包括数据的收集、存储、分类、排序、比较、检索、计算、编排、输出、传递等基本环节。
     （二）数据库
     是计算机存储器中合理组织、相互关联的数据的集合。这些数据具有冗余度小、数据的存储独立于使用它的程序，可共享性等特点。
    在数据库中存储的大量数据与管理这些数据的专用软件系统及相应的硬件设备构成一个完整的系统，称为数据库系统。其中，管理数据库系统的专用系统，即实现数据库的定义、建立、管理、维护功能的软件包就是数据库管理系统。
    （三）数据库检索的技术方法
    数据库中存储的是经统一定义、规范化的记录性文献，或称库文件。数据库的检索查询依赖于库文件的格式与组织。一般而言，数据库的检索可分关键字检索、逻辑条件表达式检索以及主题检索。关键字检索根据用户给出的某一关键字的值，即可找出满足要求的记录。逻辑条件表达式检索根据记录中关键字之间的逻辑关系，通过逻辑运算，即逻辑与、或、非的组合运算，查找符合条件的记录。逻辑条件表达式的检索功能提供对所查找文献的较丰富的信息，此外，在查准率方面大大强于单一关键字检索。主题检索能提供有关文献内容的深层检索，但在文献的前处理方面的技术要求和投入成本都较高。
    二、全文检索系统软件
    （一）全文检索系统的概念与作用
    信息检索可分为两大类：一类是受控词汇的检索，即数据库的检索，这种检索必须进行对文献的著录标引等前期处理工作，所需人力和时间的投入极高；另一类就是全文检索，这是一种非受控词汇的检索，其优点是无需对文献进行著录标引等前期处理。具体而言，计算机文本无需作任何数据库文件结构设计、主题标引和格式修改因而避免了二次加工的人力和时间的大量投入。全文检索系统可以检索一切存在于计算机中的文本，可实现大容量大范围全文快速检索，可实现任意字、词逻辑组合检索，可实现中、西文混合检索，可实现文本标题、日期、文件名综合检索，可实现屏幕捕捉、逐步逼近、模糊检索
    （二）检索系统类型
    1 受控词检索：根据标准化和规范化的词汇作为检索标志的检索方法。
    2 非受控词（全文）检索：根据任意字符串进行检索的技术方法。
    （三）检索标志
    1 关键词：关键词是数据库和其它计算机文件中特定的数据项或限定词，用以对计算机文件及其数据记录起标识作用，并可以其作分类或索引。
    2 主题词：主题词是从自然语言中筛选并加以规范化了的、用以概括和表达文献中的内容主题的基本概念的词汇。一篇文献通常以若干个主题词来标识。主题词在文献中可能并不出现，但用户可以通过它找到符合概念内容的文献。
    （四） 全文检索系统软件的检索功能
    具有以下基本功能：可按字、词检索；可按日期查询；可按记录名查询；可按逻辑组合查询检索；可从屏幕捕捉字词查询检索等方式和途径找到所需的信息。
    三、数据库管理系统开发工具软件
    (一) 数据库管理系统的开发工具的作用
    由于以数据库系统软件开发的大量管理信息系统在本质上具有共性，这使得在技术上以计算机标准化和模块化的自动编程来代替大量简单、重复和繁琐的手工编程成为可能。即由人－－机交互的、由人给出设计要求和具体参数，由生成工具软件完成编程的工作方式取代了传统手工为主的编程劳动。其优势是提高了工作效率，缩短了开发周期，免除了程序的反复调试的过程，简化了系统的维护。特别有意义的是使得业务和管理人员可以方便地开发出符合自己需要的系统，而不必需要在计算机编程方面有很专业的知识和投入很大的精力。这一类工具软件的出现解决了长期以来在计算机应用领域存在的开发与应用脱节的困境，解决了影响和制约计算机应用的瓶颈问题，为信息化进程起到了有力的推动作用。
    （二）数据库管理系统的开发工具功能：
    实现管理信息系统的自动编程，数据录入维护与设计票据录入维护、数据查询与票据查询、数据统计与统计图形、数据汇总、公式计算、数据合并与数据删除、图像维护与图像查询、 各种报表打印、文件输入与输出（各种文件与FoxPro的转换与共享）、辅助功能（代码、备份、加密、日志等）、网络数据库管理（集中或分布式）。
    （三） 数据库管理系统的开发工具应用的基本过程：
    包括以下步骤，建立或复制数据库结构、确定录入方式； 建立系统的总菜单和各级子菜单结构； 选择和建立各功能模块、生成应用程序；确定和建立各打印输出格式及内容等。
自动编程工具软件虽然可以快速建立一个管理信息系统，但是，应指出的是，要想建立一个好的管理信息系统并不容易，需建立在对管理业务和数据库系统两方面的理解的基础之上，特别是对管理业务的信息化的深刻理解是管理信息系统建设成败的关键，需要进行周密细致的管理系统分析。此外，不可忽视的一点是需要对传统管理系统进行信息化的改造。