第一章 办公自动化概述

    第一节 办公自动化概述
    一、办公自动化的背景与发展历程
    自70年代中期以来，社会信息化的进程在全球范围内已逐渐显示出其特征轮廓和重大的影响。世界各国的产业界、知识界和政府都围绕着这一进程开展活动、规划对策，力求在信息时代走在世界的前列。
    （一）社会信息化的特征
    1.产业结构发生变化：信息产业成为社会经济的最大部门，在产业领域居主导地位。
    2.劳动力结构发生变化：信息业从业人员取代体力劳动者成为劳动力资源的主体。
    3.资源结构发生变化：信息成为社会财富增长的最重要的资源，知识的生产成为决定竞争力和经济成就的关键因素。
    4.组织结构与管理模式发生变化：传统金字塔式组织结构逐渐向网络式结构演变，伴随着上传下达式的信息传达方式和决策方式的变化；以知识共享、运用集体智慧提高组织应变能力和创新能力为目的的新型管理模式――知识管理成为知识经济时代组织生存所依赖的新型动力机制。
    （二）社会信息化的冲击
    信息技术的发展速度超出人类社会其它领域的发展步伐，上述变化过程会导致社会发展中的失衡现象，因此，信息技术革命同时会对世界产生冲击与震荡。例如，高技术服务的产出和价值无法按现有方式计算，专家们指出，由于这些技术设备的价格的不断下降，信息产业的发展常常表现为国内生产总值的下降，这使得不发达国家在选择和形成自己的发展模式方面处于困境；此外，自动化技术对就业方面产生的冲击将会极大地困扰整个人类社会。信息技术可能会在经济发展模式、政府管理和决策模式、技术风险、就业状况、财富分配以及国际关系等等各方面产生一系列错综复杂和难以预料的结果。这些都是我们不容忽视、尚待研究的难题。需要积极探讨以知识经济为特征的智力效率、无形资产、智力结构等方面的重组与优化造成的组织变革等具体问题。
    二、办公自动化的概念
    70年代美国麻省理工学院教授M.C.Zisman为初露端倪的办公自动化下了如下的定义：办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。
    80年代中期，我国制定了办公自动化的发展目标及远景规划，同时，国务院电子振兴办办公自动化专家会议对办公自动化作了如下定义：办公自动化是利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人――机信息处理系统。其目的是尽可能充分地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量、辅助决策、求取更好的效果以达到既定（即经济、政治、军事或其它方面的）目标。一个比较完整的办公自动化系统应包括信息采集、信息加工、信息传输、信息保存这四个基本环节。核心任务是为各领域各层次的办公人员提供所需运用的信息。
    日本人工智能专家渡部和先生对办公自动化的概念作了富有哲理性的解释，他指出，凡能够清楚地设定其指标的业务属于工场型的事务，将来应由办公室机器人来处理。办公自动化的长远目标是改善人们在办公室中的工作效率，使办公室的工作人性化。这意味着在这样的办公室系统中，人的活动集中于办公业务的核心部分，而这些活动是无论科学多么发达都不能完全由机器所取代的。这样，人的精力将只用于创造性的智力工作，办公自动化将对智能型业务提供强有力的支持，办公室将真正成为智力活动的场所。
    第二节 办公自动化技术概述：个人办公与群体办公的自动化
    为了便于论述、理解和学习，本书中将办公自动化技术分为个人办公与群体办公自动化技术两大部分。其中，个人技术部分偏重应用软件的基本概念与操作，群体部分偏重系统方面的知识内容。显然，这二者之间并不存在泾渭分明的界限，例如，数据库和数据仓库部分的内容放在第一大部份纯粹是处于论述的方便。
    一、个人办公自动化
    主要指支持个人办公的计算机应用技术，这些技术包括文字处理、数据处理、电子报表处理、多媒体技术等内容。
    （一）数据处理技术
    从应用软件的角度来看，在一般办公室环境下，数据处理是通过数据库软件、电子报表软件以及应用数据库软件建立的各类管理信息系统或其它应用程序来实现的。它们包括了对办公中所需信息的存储、计算、查询、汇总、制表、编排等内容。
    （二）文字处理技术
    文字处理是指应用计算机完成文字工作，其核心部件是文字处理软件。文字处理技术包括文字的输入、编辑排版以及存储打印等基本功能。
    （三）语音处理技术
    指计算机对人的语言声音的处理，从应用角度来看，主要包括语音合成和语音识别技术。
    （四）图形图像处理技术
    就办公室环境的计算机应用而言，是指包括图形（像）的生成（绘制）、编辑和修改，图形（像）与文字的混合排版、定位与输出等。汉字的自动识别技术也可以被看作一种对图形的智能化处理技术。

    二、群体办公的自动化
    （一） 群体办公的自动化概念
    是支持群体间动态办公的综合自动化系统，为区别传统意义上的办公自动化系统，特指针对越来越频繁出现的跨单位、跨专业和超地理界限的信息交流和业务交汇的协同化自动办公的技术和系统。其极端形式是不以行政的或地理的界限为基础的动态的电信社会单位，社会信息化进程正越来越多地创建出各种大大小小的电信单位。不论其组织形式如何，协同交互的电子办公能力是新时代环境下组织生存和发展的技术基础。
    (二) 支撑群体办公的自动化技术的特征
    网络化（Internet/Intranet）：系统从一开始就是建立在网络上、依靠网络和网络信息的支持而运转，信息系统支持组织的动态变化和任何形式的协同交互业务；
    智能化（Intelligence）：具有人工智能和多媒体等技术的支持，实施知识管理的组织机制，能够挖掘隐性知识、揭示信息的价值和意义、达到组织内知识共享的目的，使之成为组织运用信息进行创造性智能活动的技术基础。